文書館利用の留意項目

利用資格

　紹介状を出して、その日から入れるところもあれば、3ヶ月かかるところもある。利用許可の有効期限にも注意。

閲覧手続き

　英国国立公文書館では、PC上で注文して、早ければ数分で文書の現物が届けられる。
　ロシア外務省では、文書を注文するための目録を受け取るのが1日後、それにもとづいて文書を出してもらえるのが1週間後。一度に出せる文書の量には制限があり、次に注文するには、現在のものを返却せねばならない。返却したら、次に注文できるのは6ヵ月後。

複写

　現代では、自分のデジタルカメラで文書を撮影するのが、安価でコンパクトに複写を得られる方法である。英国国立公文書館では、撮影用スタンドもある。
　マイクロフィルム化されているものは、1枚50円ほど支払って紙に転写してもらう。
　ロシアでは文書館でなくても、自分でコピーをできるところは少なく、1枚20円ほどで頼んでコピーしてもらう（このほうがミスが多いのが困る）。図書館では2時間後とか1週間後とかに、文書館では4週間後とかにコピーを受け取れるが、やっぱりミスられていることがある。なんだか急げばそんなにかけずに終了するらしいので、何のために時間が過ぎているのか不明である。
　全くコピーができないところもある。どの国でも、機密性の高いところはそうなるだろう。それでもノートを持ち込んで筆写できるところもあれば、そのまま筆写はだめだが概要メモはとってよいところもあれば（モンゴルではチョコレートを渡せば筆写してよくなるらしい・・・）、全く筆記を許されないところもある。

パソコン持ち込み

　ノートPCを持ち込むことができれば、前項に応じて内容転写をすることもできるし、辞書ソフトを活用するなどもできる。手書き文字を読むときに、判別しにくい単語が出てきたら、辞書ソフトに打ち込めば正しい単語を推測してくれることもある。

生活環境

　文書館作業は何週間もかかるので、体力・集中力の維持は重要である。館内や周辺に、よい昼食場所を確保すること。モスクワのGARFの別館には職員向け喫茶があり、これは使えるが、食堂は相当まずい。
　宿泊場所も重要である。安いだけの宿だと、不便さもリスクもある。昼間の文書館作業を、夜のうちに整理しておく必要があり、それなりの作業環境があることが望ましい。